Databehandleravtale for Svilla
Versjon 1, 21. oktober 2026. Avtalen følger personvernforordningen (GDPR) artikkel 28 og gjelder automatisk når firmaet tar Svilla i bruk.
- Behandlingsansvarlig: firmaet som har opprettet konto i Svilla («firmaet»).
- Databehandler: Lien Educate, org.nr. 993 268 844, Nittedal («leverandøren»). Kontakt: post@svilla.no.
1. Formål og omfang
Leverandøren behandler personopplysninger på vegne av firmaet for å levere Svilla: timeføring, arbeidstidsoversikt, kontroll ved stempling, sjekklister, avvik og rapporter om uønskede hendelser (RUH), varsler og eksport. Leverandøren behandler opplysningene bare etter firmaets dokumenterte instrukser, som er denne avtalen og bruken av tjenesten.
2. Opplysninger og registrerte
| Gjelder | Opplysninger |
|---|---|
| Ansatte | Navn, e-post, mobilnummer, språk, ansattnummer, rolle (leder, arbeider, tillitsvalgt), push-abonnement. |
| Timer | Inn- og utstempling, prosjekt, pause, lønnsart, tillegg, kommentarer, godkjenning og endringslogg (hvem, når, hvorfor). |
| Kontroll ved stempling | Når firmaet har valgt det for prosjektet: posisjon og nøyaktighet i det øyeblikket den ansatte trykker, avstand til prosjektets adresse, resultat av plasskode (QR), avvik mellom telefonens og serverens klokke. Aldri posisjon i bakgrunnen. |
| Sjekklister, avvik og RUH | Svar, fritekst, bilder tatt med kameraet i appen, tid og sted for bildene. |
| Kunder og prosjekter | Prosjektnavn, kundenavn og adresse. |
RUH kan i noen tilfeller inneholde opplysninger om skader (helseopplysninger). Firmaet bør be de ansatte beskrive hendelsen uten diagnoser og uten navn på andre enn nødvendig.
3. Leverandørens plikter
- Behandle opplysningene bare for å levere tjenesten, aldri til egne formål, markedsføring eller salg.
- Sørge for at alle som har tilgang, har taushetsplikt.
- Gjennomføre tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak (punkt 5).
- Hjelpe firmaet med de registrertes rettigheter (innsyn, retting, sletting) og med personvernkonsekvensvurdering (DPIA) når firmaet ber om det.
- Varsle firmaet uten ugrunnet opphold ved brudd på personopplysningssikkerheten som berører firmaets opplysninger.
- Gi firmaet informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges, og tillate revisjon etter rimelig varsel.
4. Underdatabehandlere
Firmaet godkjenner disse underdatabehandlerne. Leverandøren varsler firmaet minst 30 dager før en ny tas i bruk, og firmaet kan da si opp avtalen.
| Leverandør | Oppgave | Lagring |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Drift, database og bilder | Database og bilder er låst til EU (jurisdiksjon EU). Overføring er dekket av EUs standardavtaler og EU–US Data Privacy Framework. |
| Resend, Inc. | E-post: innloggingskoder og varsler som ikke nådde telefonen | Sendes fra Resends EU-region. Mottakerens adresse og e-postens tekst behandles for å levere den. |
| Google Cloud (Translation) | Maskinoversettelse av fritekst til den ansattes språk, når det brukes | Bare teksten sendes, uten navn. Google lagrer ikke teksten og bruker den ikke til trening. |
| Push-tjenesten til telefonen eller nettleseren (Google, Apple, Microsoft eller Mozilla) | Varsler når brukeren har slått det på | Varselet er kryptert fra Svilla til telefonen. |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Betaling av abonnementet | Bare firmaets fakturaopplysninger og lederens e-post – ikke opplysninger om de ansatte. |
| Kartverket (Geonorge) | Søk etter prosjektadresser | Bare adressen lederen søker etter sendes. |
5. Sikkerhet
- All trafikk er kryptert (HTTPS/TLS). Data lagres i EU.
- Innlogging med engangskode på e-post. Ingen passord lagres. Økter lagres bare som hash.
- Tilgang styres etter rolle: arbeidere ser egne timer, tillitsvalgte ser arbeidstid uten kontrolldata, ledere ser alt i sitt firma.
- Alle endringer i timer logges og vises for den ansatte.
- Bilder tegnes på nytt i telefonen før opplasting, så skjult informasjon i filen fjernes. Tid og sted lagres i databasen.
- Data som venter på nett, ligger kryptert av telefonens eget lagringssystem og sendes bare for brukeren som la dem inn.
6. Lagringstid og sletting
- Opplysningene lagres så lenge firmaet bruker Svilla, eller til firmaet sletter dem.
- Når en ansatt fjernes fra firmaet, mister den ansatte tilgangen. Timene beholdes, fordi arbeidsgiveren må kunne dokumentere arbeidstiden.
- Når abonnementet er avsluttet, kan firmaet laste ned dataene i 90 dager. Lederne får varsel 14 dager før sletting. Deretter slettes alt, også bilder.
7. Varighet
Avtalen gjelder så lenge firmaet bruker Svilla, og kan sies opp samtidig med abonnementet. Norsk rett gjelder. Ønsker firmaet en signert kopi, kontakt post@svilla.no. Se også personvernerklæringen og vilkårene.